• NB gestion des documents détaillé

    Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.

    le classement comporte deux opérations :

    classifier : faire une répartition méthodique par classe, c'est-à-dire déterminer :
    - les caractères communs selon les quels on regroupe les documents
    - le nombre et l’importance des classes en fonction de l’utilisation des documents.
    - l’ordre dans lequel on classera les documents

    classer : effectuer le travail matériel :
    - affecter chaque document d’un indice ;(chiffre, lettre) qui déterminera sa place dans le document
    - ranger selon l’ordre prévu par la classification

     

     

     

     

    Les facteurs du choix d’un classement :
    Pour pouvoir stocker les informations en vue d’une utilisation ultérieure, il convient de mettre en place un plan de classement qui permette d’accéder à l’information dans les meilleures conditions de ; temps, sécurité, coût.
    temps d’accès : il doit être le plus réduit possible, pour cela il faut :
    - définir les critères de classement ;
    - classer régulièrement les documents.
    sécurité : le système adopté doit donner l’assurance :
    - que tous les documents sont présents ;
    - qu’il est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critères ;
    - qu’il ne risque pas d’une détérioration.
    coût : le coût du classement se décompose en :
    - coût du classement (temps et matériels utilisés) ;
    - coût de recherche.
     

    Le but du classement :
    On classe pour :
    - retrouver sûrement et rapidement.
    - ordonner, c’est à dire donner au lieu du travail une atmosphère d’ordre.
    - contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible de documents.
    - Obéir aux prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être classée et répertoriée.
    - Pallier l’absence ou la défaillance de celui qui a rangé.
    - Protéger le document et le préserver des éléments destructeurs (humidité,
    poussières..).
    - Assembler les documents par catégorie, par affaire, par famille.
    - Déceler les absences, les subtilisations, les interventions de documents.

    Indexage :

    L’indexage d’un classement est l’indication visuelle des tranches de classement

    ainsi que l’identification des documents (dossiers, fiches) 

    les ordres fondamentaux :
    • classement alphabétique
    • classement numérique
    • classement thématique
    - les ordres dérivés :
    • classement décimal
    • classement chronologique
    • classement géographique
    • classement alphanumérique

    les ordres fondamentaux :

    - Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées.
    - Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer.
    - Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement.
    - Renvoi : inscription supplémentaire d’une rubrique pour renvoyer au mot directeur retenu, lorsqu’il y a hésitation sur le choix de celui-ci.

    Indexage des rubriques :
    On appelle ainsi la manière d’écrire une rubrique afin de faciliter un classement alphabétique.
    Pour indexer correctement il faut:
    - d’abord écrire le mot directeur (en majuscule)
    - puis les mots suivants
    - enfin entre parenthèses, les mots précédents (Hôtel SAFIR>SAFIR Hôtel)  
     

    Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet. +(Simple)

    + recherche et reclassement rapide dans un Petit classement(accès rapide).

    (n<250 dossiers)(à l’écran,PP)

    -sécurité imparfaite: une erreur de classement ne peut être décelée

    .- (limité)

    Nécessité d’appliquer

    Strictement les règles.

    par la norme l’AFNOR (Association Française de NORmalisation). 

    Utilisation: annuaires,index.

    la rubrique contient des noms propres:

    El mansouri sera classé comme Elmansouri

    Salon de coiffure Mohammed

    la rubrique contient des noms géographiques:

    Les conserveries de Safi

    La gazette du sud marocain
    Hôtel du Rif
    la rubrique contient des noms publicitaires:

    Imprimerie UNIM
    Journal « l’opinion »
    la rubrique ne contient aucun nom propre (de Personne

    ,géographique, publicitaire ou assimilés)

    Société industrielle et commerciale
    Les caves marocaines
    la rubrique est formée d’initiale ou sigle: U.N.E.S.C.O  

    Le classement numérique

    On attribue un numéro à chacun des éléments à classer et on ranger ces éléments dans l’ordre de numéro. Un répertoire Alphabétique permet de connaitre le n° correspondant à un élément désigne par un  Nom.

    +classement de tout élément

    (livre,dossier)

    Recherche rapide

    Sécurité.

    -nécessité d’un répertoire.

    Lent.

    Utilisation:

    Fichiers Informatiques

    Classement numérique:

    1. La Marbrerie de vichy
    2. Comptoir français de sécurité
    3. Aux quatre saisons
    4. Hôtel de Bretagne
    5. L’artisan confiseur
    6. La générale de conseils
    7. SARL Grafrois
    8. Librairie du sud
    9. Cabinet Dor
    10. Boutique Salma
     

    BRETAGNE (hôtel de) 4
    COMPTOIR (français de sécurité) 2
    CONFISEUR (l’artisan) 5
    DOR (cabinet) 9
    GENERALE de conseils (la) 6
    GRAFOIS (SARL) 7
    QUATRE saisons (aux) 3
    SALMA (boutique) 10
    SUD (librairie du) 8
    VICHY (la marbrerie de) 1
     

     

    Le classement thématique(idé)

    Elément rangé par thème.

    Mat divisé en sujet  et sous

    Sujet.(plus en plus classement par mot clé).

    +extensible

    -emploi délicat

    +plan classement logique

    -plan difficile à établir

    Recherche longue si le

    Subdivision est nombreuse

    Sécurité imparfaite

    Utilisation: le classement de la documentation pour

    Traitement manuel.

    +Classement plus simple

    (Traitement Informatique)

    -Etablissement préalable un

    Index pour éviter multiplie

    (mot clé)

    Utilisation: classement

    Adopté aux bases

    Documentaires.

    en grands groupes ou sujets:

    appareils ménagers
    - appareil de chauffage
    - petit appareillage électronique

    chaque sujet en sous sujet comme suit :
    - appareil de chauffage :
    cuisinière à bois
    cuisinière à charbon
    radiateurs à gaz
    radiateur électrique 

     

     

    les ordres dérivés :

    classement décimal

    est une combinaison des

    classements thématiques et

    numériques.

    +plan logique, pouvant se

    Subdiviser

    -plan difficile  à établir

    Recherche parfois longue

    Sécurité imparfaite

    Utilisation : Classement

    dans des bibliothèques

    Plan comptable

    1> 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
    2
    > 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
    3
    > 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

    classement chronologique

    classement d’après la date.

    +extensible

    Classement simple

    -recherche longue

    Sécurité imparfaite (sauf si

    Les éléments sont numérotés).

    Utilisation : Classement

     des documents Dans des

    individuels, des relèves

    bancaires, revues et des

    doubles de facture.

    09/02/98 société marocaines de courtage
    02/02/98 société de tissage « FILATIS »
    25/01/98 société de courtage ‘GRACOM’
     

    classement géographique

    classement d’après

    la localisation.

    +classement par secteurs de

    Vente

    -accès lent si le plan est très

    Détaillé

     Utilisation : Classement

     Des documents(distribution)

     

    CASABLANCA
    - ALAOUI (cabinet médical)
    - MOUKTAR (clinique)
    ESSAOUIRA
    - RAFFINERIE (société marocaine de)
    - ELJABRI (groupe industrielle)

     

     

     

    classement alphanumérique

    classement en groupe

    alphabétique et à l’intérieur

    par ordre numérique.

    +sécurité

    -Recherche longue dans les

    Classements manuels

    Extensibilité limitée

    Utilisation : Classement

     Des références de produits et

    Des véhicules automobiles

     

    B
    BANQUE marocaine de commerce 01
    BILALI (cabinet) 02

     

    +les avantages 

    - les inconvénients 

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