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NB gestion des documents détaillé
Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.
le classement comporte deux opérations :
classifier : faire une répartition méthodique par classe, c'est-à-dire déterminer :
- les caractères communs selon les quels on regroupe les documents
- le nombre et l’importance des classes en fonction de l’utilisation des documents.
- l’ordre dans lequel on classera les documentsclasser : effectuer le travail matériel :
- affecter chaque document d’un indice ;(chiffre, lettre) qui déterminera sa place dans le document
- ranger selon l’ordre prévu par la classificationLes facteurs du choix d’un classement :
Pour pouvoir stocker les informations en vue d’une utilisation ultérieure, il convient de mettre en place un plan de classement qui permette d’accéder à l’information dans les meilleures conditions de ; temps, sécurité, coût.
• temps d’accès : il doit être le plus réduit possible, pour cela il faut :
- définir les critères de classement ;
- classer régulièrement les documents.
• sécurité : le système adopté doit donner l’assurance :
- que tous les documents sont présents ;
- qu’il est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critères ;
- qu’il ne risque pas d’une détérioration.
• coût : le coût du classement se décompose en :
- coût du classement (temps et matériels utilisés) ;
- coût de recherche.Le but du classement :
On classe pour :
- retrouver sûrement et rapidement.
- ordonner, c’est à dire donner au lieu du travail une atmosphère d’ordre.
- contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible de documents.
- Obéir aux prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être classée et répertoriée.
- Pallier l’absence ou la défaillance de celui qui a rangé.
- Protéger le document et le préserver des éléments destructeurs (humidité,
poussières..).
- Assembler les documents par catégorie, par affaire, par famille.
- Déceler les absences, les subtilisations, les interventions de documents.Indexage :
L’indexage d’un classement est l’indication visuelle des tranches de classement
ainsi que l’identification des documents (dossiers, fiches)
les ordres fondamentaux :
• classement alphabétique
• classement numérique
• classement thématique
- les ordres dérivés :
• classement décimal
• classement chronologique
• classement géographique
• classement alphanumériqueles ordres fondamentaux :
- Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées.
- Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer.
- Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement.
- Renvoi : inscription supplémentaire d’une rubrique pour renvoyer au mot directeur retenu, lorsqu’il y a hésitation sur le choix de celui-ci.Indexage des rubriques :
On appelle ainsi la manière d’écrire une rubrique afin de faciliter un classement alphabétique.
Pour indexer correctement il faut:
- d’abord écrire le mot directeur (en majuscule)
- puis les mots suivants
- enfin entre parenthèses, les mots précédents (Hôtel SAFIR>SAFIR Hôtel)Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet. +(Simple)
+ recherche et reclassement rapide dans un Petit classement(accès rapide).
(n<250 dossiers)(à l’écran,PP)
-sécurité imparfaite: une erreur de classement ne peut être décelée
.- (limité)
Nécessité d’appliquer
Strictement les règles.
par la norme l’AFNOR (Association Française de NORmalisation).
Utilisation: annuaires,index.
la rubrique contient des noms propres:
El mansouri sera classé comme Elmansouri
Salon de coiffure Mohammed
la rubrique contient des noms géographiques:
Les conserveries de Safi
La gazette du sud marocain
Hôtel du Rif
la rubrique contient des noms publicitaires:Imprimerie UNIM
Journal « l’opinion »
la rubrique ne contient aucun nom propre (de Personne,géographique, publicitaire ou assimilés)
Société industrielle et commerciale
Les caves marocaines
la rubrique est formée d’initiale ou sigle: U.N.E.S.C.OLe classement numérique
On attribue un numéro à chacun des éléments à classer et on ranger ces éléments dans l’ordre de numéro. Un répertoire Alphabétique permet de connaitre le n° correspondant à un élément désigne par un Nom.
+classement de tout élément
(livre,dossier)
Recherche rapide
Sécurité.
-nécessité d’un répertoire.
Lent.
Utilisation:
Fichiers Informatiques
Classement numérique:
1. La Marbrerie de vichy
2. Comptoir français de sécurité
3. Aux quatre saisons
4. Hôtel de Bretagne
5. L’artisan confiseur
6. La générale de conseils
7. SARL Grafrois
8. Librairie du sud
9. Cabinet Dor
10. Boutique SalmaBRETAGNE (hôtel de) 4
COMPTOIR (français de sécurité) 2
CONFISEUR (l’artisan) 5
DOR (cabinet) 9
GENERALE de conseils (la) 6
GRAFOIS (SARL) 7
QUATRE saisons (aux) 3
SALMA (boutique) 10
SUD (librairie du) 8
VICHY (la marbrerie de) 1Le classement thématique(idé)
Elément rangé par thème.
Mat divisé en sujet et sous
Sujet.(plus en plus classement par mot clé).
+extensible
-emploi délicat
+plan classement logique
-plan difficile à établir
Recherche longue si le
Subdivision est nombreuse
Sécurité imparfaite
Utilisation: le classement de la documentation pour
Traitement manuel.
+Classement plus simple
(Traitement Informatique)
-Etablissement préalable un
Index pour éviter multiplie
(mot clé)
Utilisation: classement
Adopté aux bases
Documentaires.
en grands groupes ou sujets:
appareils ménagers
- appareil de chauffage
- petit appareillage électroniquechaque sujet en sous sujet comme suit :
- appareil de chauffage :
• cuisinière à bois
• cuisinière à charbon
• radiateurs à gaz
• radiateur électriqueles ordres dérivés :
classement décimal
est une combinaison des
classements thématiques et
numériques.
+plan logique, pouvant se
Subdiviser
-plan difficile à établir
Recherche parfois longue
Sécurité imparfaite
Utilisation : Classement
dans des bibliothèques
Plan comptable
1> 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
2> 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
3> 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39classement chronologique
classement d’après la date.
+extensible
Classement simple
-recherche longue
Sécurité imparfaite (sauf si
Les éléments sont numérotés).
Utilisation : Classement
des documents Dans des
individuels, des relèves
bancaires, revues et des
doubles de facture.
09/02/98 société marocaines de courtage
02/02/98 société de tissage « FILATIS »
25/01/98 société de courtage ‘GRACOM’classement géographique
classement d’après
la localisation.
+classement par secteurs de
Vente
-accès lent si le plan est très
Détaillé
Utilisation : Classement
Des documents(distribution)
CASABLANCA
- ALAOUI (cabinet médical)
- MOUKTAR (clinique)
ESSAOUIRA
- RAFFINERIE (société marocaine de)
- ELJABRI (groupe industrielle)classement alphanumérique
classement en groupe
alphabétique et à l’intérieur
par ordre numérique.
+sécurité
-Recherche longue dans les
Classements manuels
Extensibilité limitée
Utilisation : Classement
Des références de produits et
Des véhicules automobiles
B
BANQUE marocaine de commerce 01
BILALI (cabinet) 02+les avantages
- les inconvénients
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